Secondo la ISO 9000:2015 (Sistemi di gestione per la qualità. Fondamenti e vocabolario), per "documentate" devono intendersi le informazioni che vanno gestite dall'organizzazione, insieme con il loro supporto. La stessa ISO 9000 chiarisce che le informazioni documentate possono trovarsi in qualsiasi formato, su qualsiasi mezzo e provenire da qualsiasi fonte, e possono:
- riferirsi al sistema di gestione nel suo complesso, compresi i processi;
- consistere nelle informazioni elaborate per assicurare il funzionamento dell'organizzazione (talvolta identificate con il generico termine: "documentazione");
- rappresentare l'evidenza dei risultati ottenuti, specificando che in quest'ultimo caso si usa parlare in genere di "registrazioni" del sistema di gestione qualità.